چگونگی تهیه پرسشنامه مطلوب و نکات کلیدی

چگونه پرسشنامه پیدا کنیم

تهیه پرسشنامه ممکن است ساده به نظر برسد در صورتی که در مراحل جستجوی پرسشنامه و پیدا کردن پرسشنامه مناسب دقت کافی و تعیین دقیق هدف صورت نگیرد، نتایج حاصل غیر قابل اعتماد خواهند بود و مسئولانی را که بر اساس اطلاعات بدست آمده از پرسشنامه می خواهند تصمیم گیری کنند به انحراف خواهد کشاند که در نهایت منجر به خسارت مالی و یا آسیب های فردی، فرهنگی، اجتماعی و … خواهد شد.

به طور مثال فرض کنید یک شرکت تولید محصولات شوینده در خصوص تاثیر مایع لباسشویی بر رنگ لباس اقدام به تهیه پرسشنامه کند. اگر در جستجوی پرسشنامه ملاحظات علمی استاندارد در نظر گرفته نشده باشد، اطلاعات بدست آمده ممکن است منجر به تصمیمی شود که در ادامه موجب نارضایتی اکثر مشتریان شود و یا شرکت با توقف تولید یک محصول که ایرادی نداشته متحمل ضرر شود. بنابراین پیدا کردن پرسشنامه و یا تهیه پرسشنامه نیازمند مراعات اصولی است که از عهده افراد آگاه در این کار برمی آید.

مراحل تهیه پرسشنامه

الف- مشخص کردن هدف از پرسشنامه

از خودتان بپرسید که چه اطلاعاتی از طریق تهیه پرسشنامه بدست خواهید آورد و چه استفاده ای از آن می خواهید بکنید. این به طراحی سوال های کاربردی و ترتیب قراردادن آنها در پرسشنامه در راستای رسیدن به هدف تان، کمک میکند.

نکته: با توجه به اینکه پرسشنامه اغلب کوتاه و مختصر طراحی می شود، باید در اولویت بندی اهداف پروژه دقت کنید تا با قرار دادن اهداف کلیدی بیشترین اطلاعات را در جهت مورد نظرتان کسب کنید.

ب- طراحی سوالات در راستای هدف؛

در ابتدا هر سوالی که در ارتباط با تهیه پرسشنامه به ذهنتان می رسد را یادداشت کنید. سپس با انطباق هر کدام با اهداف پروژه، موارد اضافی را حذف کنید تا در نهایت به سوالاتی مناسب و کاربردی دست یابید.

برای زمان مخاطب ارزش قائل باشید. سوالات را کوتاه و ساده بیان کنید و با حداقل کلمات منظور خود به مخاطب بفهمانید. پاسخ ها نیز باید کوتاه و به دور از گزافه گویی بیان شوند.

پ- سوال های بسته برای دستیابی به اطلاعات واضح و صریح؛

سوالات بسته یعنی سوال هایی که گستره پاسخ آنها محدود است و مخاطب با گزینه های محدودی برای ابراز نظر خود مواجه است. مواردی همچون موافق/ مخالف، صحیح/ غلط، بلی/ خیر، خوب/ متوسط/ ضعیف و امثال اینها، از جمله موارد استانداردی در زمینه سوالات بسته هستند که در جستجوی پرسشنامه باید به آن دقت کنید.

برای نمونه در زیر، یک پرسشنامه درباره تجربه خرید از فروشگاه بیان می شود:

1. آیا قبلا از این فروشگاه خرید کرده اید؟
2. اگر بلی، چند بار خرید کرده اید؟ (در اینجا مخاطب می تواند از بین گزینه های یک بار در هفته و یک بار در ماه انتخاب کند.)
3. تجربه خرید امروز چقدر برایتان رضایت بخش بود؟( در اینجا نیز مخاطب را مخیر به انتخاب از گزینه های زیاد، متوسط و کم نمایید.)
4. آیا خرید از این فروشگاه را به دوستان خود توصیه می کنید؟

همانطور که مشاهده می کنید جواب ها طوری است که خیلی واضح میزان مراجعه مخاطب و رضایت او از خرید ارزیابی می شود.

ت- سوال های باز برای دریافت بازخورد؛

سوال هایی که پاسخ قابل پیش بینی ندارند و مخاطب برای ابراز نظر خود با گزینه هایی از پیش تعیین شده مواجه نیست، سوال باز نامیده می شوند. این سوالات فرصتی برای مخاطب ایجاد می کند تا نظر خود از تجربه ای که بدست آورده و یا انتظاراتش را از مواجه با موقعیتی که در آن قرار گرفته بیان کند.

موارد زیر نمونه هایی استاندارد از این گونه سوال ها هستند که در پیدا کردن پرسشنامه می توان به آنها توجه کرد.

1. چه استفاده ای از خرید امروزتان خواهید کرد؟
2. معمولا از چه مکان/ مکان های دیگری خرید می کنید؟
3. چه طور با فروشگاه ما آشنا شدید؟

سوالات باز برای روشنتر کردن پاسخ ها کاربرد خیلی خوبی دارند. مثلا اینکه: “چرا فروشگاه ما را  برای خرید انتخاب کردید؟”

ث- طرح سوالات به دور از ایجاد سردرگمی و سوء تفاهم؛

از طرح سوال های جهت دار بپرهیزید. این سوال ها نشان می دهند که پرسشگر به دنبال جواب خاصی است و به نحوی مخاطب را به سمت پاسخ مطلوب خود هدایت می کند. برای پیشگیری از این اشتباه، پاسخ های احتمالی به هر پرسش را بنویسید و در صورتی که این نقیصه را مشاهده کردید، متن و عبارت سوال را طوری تغییر دهید که ایراد رفع شود. در نظر داشته باشید که در تهیه پرسشنامه باید سوال های طوری باشند که بیشترین شفافیت را به هنگام پاسخ دریافت کنید. پاسخ های مبهم شما را از هدفی که در نظر دارید دور می کند پس تا جایی که می توانید سوال های قابل فهم و ساده طراحی کنید. عبارت های غیر ضروری، حشو و چند وجهی باید از صورت سوال حذف شوند.

نکته: می توانید یک سوال را به روش های مختلفی بپرسید. بدین ترتیب میزان صداقت و شفافیت پاسخ را بالا می برید و شانس بیشتری در فهمیدن نظر واقعی مخاطب خواهید داشت.

اجرای پرسشنامه

الف- نحوه ارائه پرسشنامه؛

گزینه های زیادی برای نظر سنجی از مخاطب وجود دارد. استفاده از خدمات آنلاین وب سایت اینترنتی، ارسال پرسشنامه از طریق پست الکترونیک(ایمیل)، تماس تلفنی با جامعه آماری و ثبت اطلاعات شنیداری و استفاده از افرادی داوطلب برای ثبت اطلاعات به صورت حضوری با استفاده از کاغذ و قلم.

ب- طراحی سوال ها بر اساس نحوه ارائه پرسشنامه؛

روشن است که هر روش، مزایا و معایب مخصوص به خودش را دارد همچنین محدودیت هایی برای اجرای هر روش وجود دارد. بهتر است با توجه به هدفتان از جستجوی پرسشنامه و پیدا کردن پرسشنامه مطلوب، روش کسب اطلاعات را انتخاب کنید.

نظر سنجی از طریق اینترنت، تلفن و پست، گستره وسیعی از مخاطبان را می تواند در بر بگیرد در حالی که پرسشنامه حضوری زمان بر و با محدودیت تعداد شرکت کنندگان مواجه است (که این خود ممکن است مفید باشد!) نظر سنجی از طریق اینترنت، پست و حضوری می تواند حاوی عکس برای انتقال مفهوم باشد در حالی که در پرسشنامه تلفنی چنین امکانی وجود ندارد.

شرکت کنندگان در نظرسنجی های تلفنی یا حضوری ممکن است از ابراز نظر واقعی خود خجالت بکشند. اگر به دنبال شفافیت در انتقال مفاهیم به مخاطب باشید روش های حضوری و تلفنی مفید تر هستند در غیر این صورت باید روی متن سوال ها و برداشت هایی که ممکن است از آنها بشود دقت زیادی بکنید.

پ- توجه به ترتیب قرار گرفتن سوال ها؛

طرز قرار گرفتن پرسش ها به اندازه محتوای آن ها مهم است. می توانید سوال ها را طوری پشت سر هم قرار دهید که به منطقی خاص در پاسخ دهی دست یابید یا پرش هایی منظم روی برخی مفاهیم داشته باشید. ترتیب سوال ها می تواند بر پاسخ مخاطب اثر داشته باشد. به موارد زیر در تهیه پرسشنامه توجه کنید:

1. سوالات توصیفی و یا شرطی ممکن است برخی مخاطبان را رد کنند و دیگر نیازی به پاسخ دهی آنها به دیگر سوالات نباشد. این پرسش ها را در ابتدای نظرسنجی قرار دهید.
2. اگر اطلاعات جمعیت شناسی نظیر جنسیت، سن، نژاد، مذهب، مکان و تحصیلات برای هدف شما از نظر سنجی مهم است، آن را در ابتدای پرسشنامه قرار دهید.
3. سوالات شخصی یا پیچیده را در انتهای پرسشنامه قرار دهید. در این صورت مخاطب تحت تاثیر این سوال ها قرار نمی گیرد و پاسخ های صادقانه و صمیمانه تری به سوالات می دهد.

نکته: می توانید سوال ها را به ترتیبی قرار دهید که مخاطب اگر به سوالی پاسخ بلی یا خیر داد از پاسخ دادن به سوالات بعدی معاف شود. این کار موجب کاهش زمان پاسخ دهی و نشانه ارزش گذاری به مخاطب است.

ت- تعیین هدیه برای مخاطب؛

معمولا در نظر گرفتن یک مشوق تاثیر فزاینده ای در جذب مخاطب برای شرکت در یک نظر سنجی دارد. در نظر سنجی های آنلاین و تلفنی ارائه کوپن و یا کد تخفیف مرسوم است. در پرسشنامه های حضوری، ارائه کالایی هرچند کوچک می تواند موجب جذب بیشتر مخاطب شود. یک راه مناسب برای افزایش عضویت در یک مجموعه شرکت دادن مخاطب در نظرسنجی است. توجه داشته باشید که وجود هدیه یا مشوق نشان دهنده ارج نهادن شما به همکاری و وقت گذاشتن مخاطبان برای تکمیل پرسشنامه است در حالی که بدون آن ممکن است نظر سنجی تان از سوی مخاطب، بی پاسخ بماند.

ث- امتحان کردن پرسشنامه پیش از شروع نظر سنجی از افراد؛

افراد خانواده، دوستان و همکاران گزینه های مناسبی برای تست کردن پرسشنامه هستند. در حین فرایند تهیه پرسشنامه و به منظور پیدا کردن پرسشنامه مطلوب، و همچنین پس از آماده شدن نسخه نهایی ، می توانید بازخوردی از این افراد در قبال پرسشنامه دریافت کنید. از ایشان بخواهید به شما بازخورد بدهند. آنها می توانند در موارد مبهم و یا یا نابجا بودن سوال ها نظرشان را به شما انتقال دهند.

اطلاعاتی که در این مرحله از جستجوی پرسشنامه بدست می آورید شما را در دستیابی به هدف اصلی تان به خوبی رهنمون میشود. پس از این مرحله، نظرسنجی را روی افراد محدودی انجام دهید و اطلاعات را استخراج کنید تا بفهمید که آنها در راستای هدف تعیین شده بدست می آیند. در غیر این صورت تغییرات لازم را در پرسشنامه اعمال کنید. ممکن است نیاز باشد موردی را بازنویسی کنید، مقدمه ای اضافه کنید سوالاتی را حذف و اضافه و یا از نو طراحی کنید.در نهایت با مراعات کردن مواردی که در این مقاله گفته شد امیدوارم در تهیه پرسشنامه مطلوبتان موفق باشید.